Zapytanie ofertowe nr 1/INPRIS/POKL 5.4.1
65 osób) wyposażone w sprzęt do prezentacji multimedialnych (komputer, rzutnik, ekran), nagłośnienie (głośniki i co najmniej dwa mikrofony ręczne na salę warsztatową), flipcharty
(z papierem i markerami, 8 sztuk różnokolorowych markerów na salę warsztatową);
- zameldowanie uczestników korzystających z noclegu (maksymalnie 200 osób) powinno być umożliwione przez Wykonawcę od godz. 11 w dniu 2 lutego, a wymeldowanie – najpóźniej o godz. 14.30 w dniu 4 lutego; ostateczna liczba uczestników korzystających z noclegu, wraz z sugestiami dotyczącymi zakwaterowania poszczególnych osób, zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego na tydzień przed realizacją zamówienia, czyli 26 stycznia 2015 r.;
- wyżywienie dla uczestników Kongresu (maksymalnie 250 osób) powinno uwzględniać: lunch dwudaniowy z deserem w dniach 2-4 lutego, uroczystą kolację w dniu 2 lutego oraz kolację w dniu 3 lutego; ostateczna liczba osób korzystających z każdego posiłku wraz ze zgłoszonymi wymaganiami dotyczącymi diety zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego na tydzień przed realizacją zamówienia, czyli 26 stycznia 2015 r.;
- w dniach 2,3 lutego Wykonawca powinien udostępnić Zamawiającemu przestrzeń umożliwiającą zorganizowanie tzw. targu, czyli wystawę materiałów konferencyjnych oraz materiałów prezentowanych przez instytucje i organizacje uczestniczące w Kongresie; w celu umożliwienia prezentacji materiałów Wykonawca udostępni Zamawiającemu krzesła i stoliki niezbędne do przygotowania tzw. targu;
- przez cały czas trwania Kongresu Wykonawca zapewni możliwość korzystania z internetu bez dodatkowych opłat (poprzez wi-fi) w pokojach hotelowych oraz salach konferencyjnych;
- przez cały czas trwania Kongresu Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do pomieszczenia, w którym będzie można skorzystać z drukarki, komputera, internetu oraz przechowywać rzeczy będące własnością Zamawiającego; korzystanie z tego pomieszczenia będzie związane wyłącznie z działaniami organizacyjnymi;
- Wykonawca umożliwi parkowanie pojazdów uczestników Kongresu bez dodatkowych opłat w czasie trwania realizacji zamówienia (w dniach 2-4 lutego 2014);
- Wykonawca na czas trwania Kongresu wydeleguje osobę, z którą przedstawiciel Zamawiającego będzie w stałym kontakcie, co będzie miało na celu możliwość zgłaszania i rozwiązywania ewentualnych problemów na bieżąco;
- dodatkowo Wykonawca oddeleguje osobę odpowiedzialną za działanie sprzętu (nagłośnienie, rzutniki) i osoba ta będzie cały czas dostępna (podczas sesji plenarnych będzie przebywała w sali plenarnej, podczas sesji warsztatowych będzie w umówionej sali, na wypadek potrzeby rozwiązania problemów).
5. Kryteria jakościowe zamówienia:
Usługi powinny być świadczone przez hotel / obiekt konferencyjny mający standard o wartości co najmniej 3-gwiazdek.
Każda udostępniana sala powinna być wyposażona w laptop, rzutnik z ekranem, flipchart, łącze internetowe (wi-fi) oraz niezbędne meble (stoły, krzesła), których ustawienie umożliwi kontakt wzrokowy uczestników. Pomieszczenie powinno być klimatyzowane/ogrzewane. Sala konferencyjna na 250 osób powinna być możliwie wysoka i wyposażona w sprzęt (nagłośnienie, projektor, ekran) pozwalający na organizację pokazu filmów.